شركت هاي كارآمد را روابط عمومي هاي کارآمد مي سازند

امروزه در دنيا روابط عمومي به عنوان يک دانش مطرح مي شود که افراد مي بايست هنگام پذيرش مسئوليت آن صاحب آگاهي لازم باشند تا بتوانند به مسئوليت اجتماعي خود آگاهانه عمل نمايند و در حفظ روابط مطلوب بين سازمان و جامعه ي هدف خود پل ارتباطي مستحکمي را بنا کنند. يکي از پارامترهاي مثبت مديريت روابط عمومي ها تعامل سازنده و سالم با رسانه هاست، تعامل صحيح با رسانه مي تواند رويکرد اساسي يک سازمان را جهت تحقق و توسعه ي برنامه هاي سازمان تقويت نموده تا با انتقال صحيح، موثر و به موقع اخبار به دست مردم در جهت کسب اعتمادسازي و ايجاد بستر مناسب در هر تاريخ و زماني شايعات جريان ساز يا اخبار مخرب را به طرز صحيح مديريت بحران نمود.
بي شک داشتن يک تعامل و همکاري موثر با رسانه ها و روزنامه نگاران يک ضروريت انکارناپذير جهت تداوم و بقاي يک سازمان است تا بتوانند مردم و جامعه ي هدف خود را به طور شايسته در خصوص فعاليتهاي خودآگاه  سازند.
سيد اکبر بني طبا مديرروابط عمومي و آموزش همگانی  شرکت آبفا استان اصفهان استان در گفتگویی  به  جايگاه و نقش واقعی  روابط عمومي سازمان و شرکتها می پردازد.

لطفا ديدگاه خود را درمورد اهميت جايگاه روابط عمومي يک سازمان تشريح کنيد؟
درشرايطي که بازار آزاد و اقتصاد جهاني  هژموني و سيطره خود را بر تمامي لايه هاي اقتصادي کشورها گسترانده است موفقيت يک سازمان در اين فضاي رقابتي شکل گرفته، منوط و وابسته به اقناع و ترغيب خريداران و مصرف کنندگان به استفاده از خدمات و کالاهاي توليد شده است. در راستاي اين تحولات در دهه هاي اخير نظامهاي ارتباطي نويني شکل گرفته اند که به سرعت فضاي تعاملي و تبادلي انساني و سازماني را دگرگون کرده اند و از نظامهاي ارتباطي خشک و متصلب گذشته گسست کامل پيدا کرده اند. پيشرفت هاي خيره کننده در اصول و فنون ارتباطي نيز حاصل شده و در اين بين روابط عمومي ها به عنوان بنگاه هاي اطلاع رساني و مراکز ارتباطي اهميت فوق العاده اي يافته اند. مديران ارشد سازمانها ديگر به مانند گذشته نمي توانند مستقلاً و صد درصد تصميم گيرنده و تصميم ساز براي مديريت اداره و سازمان متبوعشان باشند.
جنبه افکار عمومي و همان بحث اقناع مصرف کنندگان حتي از خود فرآيند توليد نيز مهم تر شده است. لاجرم در اين شرايط چه مديران ارشد بخواهند و چه نخواهند مجبور و ملزم به درنظر گرفتن روابط عمومي ها هستند. بنابراين روابط عمومي هاي کارآمد مي توانند شرکتهاي کارآمد را بسازند.

جايگاه روابط عمومي به عنوان مديران ارشد سازماني کجاست؟
اکثر مديران ارشد سازمانها بر پايه تحصيلات و تخصص و نوع فعاليتشان اطلاعات کافي از جريانهاي بازار و ارتباطات درون سازماني و برون سازماني ندارند. اين امر طبيعي به نظر مي رسد به دليل حجم بالاي کارها در اداره سازمانها و درگيري در فراهم نمودن توليدات و عرضه خدمات، مديران ارشد نيازمند يک بازوي مشاوره اي قوي در مديريت و راهبري ارتباطات و اطلاع رساني و شناخت دقيق بازارها و مشتريان هستند. اين وظيفه برعهده روابط عمومي ها نهاده شده است. رصد افکار عمومي، بررسي و دقت نظر هميشگي بر رسانه هاي جمعي، شبکه هاي اجتماعي و ساير کانال هاي ارتباطي باعث مي گردند تا مديران ارشد سازمان براي تصميم گيري هايشان يک روشن بيني خاصي پيدا کنند و بتوانند تصميمات کارآمد و مؤثري اتخاذ کنند.

روابط عمومي چگونه مي تواند براي مديران ارشد تصميم سازي کند؟
روابط عمومي تنها نهاد و سازماني است که در هر دو بخش درون سازماني و برون سازماني مي تواند نقش آفرين باشد اين ويژگي خاص به روابط عمومي قدرت اعمال نظر بيشتري داده است و مي تواند بر پايه مهارت و تخصص ارتباطي اش به گردآوري اطلاعات شفاف بپردازد و در نقطه مقابل نيز اطلاعات شفاف به مشتريان و ذي نفعان خود ارائه دهد.
اين ويژگيهاي بارز سبب شده است که در هرگونه تصميم گيري مديران ارشد نظر و آرا روابط عمومي را نياز داشته باشند. روابط عمومي با ارائه مستندات خبري و پايش افکار عمومي و تکيه بر مطالعات اجتماعي مي تواند به يک نيرو و يک اهرم مهم در تصميم گيري و تصميم سازي هاي کلان و خرد يک سازمان و شرکت مبدل گردد.

مديران ارشد سازمان شما تا چه حد به روابط عمومي اهميت مي دهند و آيا با جايگاه آن آشنايي دارند؟
اين سوال دو جنبه دارد يکي مرتبط مي شود با خود مديران ارشد و جنبه ديگر مرتبط مي شود با روابط عمومي. اصولاً مديران ارشد اگر بخواهند در کارشان موفق باشند و رزومه و عملکرد خوبي را در سطح سازمانشان داشته باشند مجبورند که با اصول اوليه و بايسته هاي بنيادين ارتباطي و تعاملي آشنا باشند. حداقل از يک مدير ارشد انتظار مي رود با محيط رسانه اي و اجتماعي مکان فعاليت خود در تعامل باشد و نيروهاي تأثيرگذار و مراجع و منابع مورد اعتماد مردم را بشناسد. اگر مديران ارشد به اين ويژگيهاي ارتباطي آراسته باشند به راحتي روابط عمومي ها را به بازي مي گيرند و به اهميت فوق العاده روابط عمومي ها در همه بخشها وقوف مي يابند. اما وظيفه روابط عمومي ها نيز اينست که اطلاعات جامع کامل و صادقانه به مديران ارشد ارائه دهند تا جلوي هرگونه انحراف از اصول و بروز تصميمات کم اثر را بگيرند که هر دو اين جنبه هاي ارتباطي در شرکت آبفا استان عملياتي و به بهترين شکل ممکن جاري و ساري است.
و اين مهم در شرکت آبفا استان اصفهان تحقق يافته و قابل درک است.

چه پيشنهادي براي آموزش مديران سازمان ها در حوزه ارتباطات و رسانه داريد؟
حوزه ارتباطات بسيار گسترده مي باشد و بخشهاي مختلفي را شامل مي شود. در وهله اول براي آموزش مديران در اين حوزه بايد نظرسنجي کرد و ميزان داشته ها و شناخت مديران از اصول ارتباطي را سنجش نمود تا بتوان براي سطوح آموزشي آنان تصميم گيري کرد. پس از شناخت وضعيت مي توان براي برگزاري کلاسها برنامه ريزي نمود و از اساتيد ارتباطات و کارشناسان روابط عمومي براي اين منظور بهره گرفت.
همچنين براي انتصاب هر مديري بايد تدبيري انديشيده شود که حداقل مدير منتخب دوره هاي آموزشي خبر و اطلاع رساني را گذرانده باشد و با جريان هاي رسانه اي آشنايي مختصر داشته باشد. همچنين با دعوت از مديران مسئول جرايد و روزنامه نگاران مي توان جلسات مشترکي با مديران سازمان برگزار نمود تا در يک تبادل فکري و انديشه اي دوجانبه به يک رويکرد مشترک ارتباطي رسيد.
در اين راستا روابط عمومي آبفا اصفهان اين ضرورت را شناخته و تاکنون دوره هاي آموزشي و جلسات مشترک با اصحاب رسانه برگزار نموده است و همچنين در نشر و اطلاع رساني اخبار توسط مديران شرکت، نظارت و راهبري و مشاوره هاي خود را هميشه اعمال کرده است. اين امر سبب شده است که در بعد برون سازماني همواره يک صداي مشترک يک کلام مشترک از همه مديران انعکاس يابد و اين کلام ها و گزارشها همگي مبتني بر اصول و مأموريت ها و اهداف شرکت
مي باشد.

روابط عمومي شما تا چه ميزان در حوزه ارتباطات و رسانه موفق بوده و عمده ترين مشکلات اين حوزه کدامند؟
کارنامه کاري و عملکرد کشوري و استاني روابط عمومي آبفا اصفهان در ارزيابي هاي وزارت نيرو، شرکت مهندسي آبفا کشور، جشنواره ها و همايش هاي روابط عمومي هاي کشور و استان سند گويايي از موفقيت شايان توجه روابط عمومي آبفا استان اصفهان در عرصه ارتباطات و اطلاع رساني است و از اين دستاورد مهم تر تداوم اين موفقيت ها بوده است که نشانگر يک مديريت اصولي و با برنامه براي تحقق اهداف شرکت و روابط عمومي بوده است. تلاشها و دامنه  فعاليتهاي روابط عمومي وابسته به يک بخش خاص نبوده است و تمامي زيربخشهاي ارتباطي و رسانه اي را شامل شده است به نحويکه در همه ارزيابي هاي چندسال اخير در جشنواره روابط عمومي هاي وزارت نيرو شرکت مهندسي و جشنواره روابط عمومي هاي برتر استان بيشترين ميزان کسب جوايز در بخش هاي مختلف را از آن خود کرده ايم و همواره به عنوان روابط عمومي سرآمد معرفي شده ايم .
اما اين ابتداي کار است و در شرايطي که تمامي روابط عمومي ها تلاش دارند در اين رقابت گوي سبقت را بربايند وظيفه و تلاش ما مضاعف مي گردد تا همچنان بتوانيم رتبه بالا و سرآمدي خود را حفظ کنيم .
از اين رو برنامه مدون ساليانه اي تنظيم شده است که ريز تمامي فعاليت هاي ساليانه در آن لحاظ شده است.
و دقيقا منطبق با سند چشم انداز تهيه شده روابط عمومي به پيش مي رود. درجنبه ديگر بازتاب گسترده اخبار و فعاليت هاي شرکت را در جرايد، رونامه هاي سراسري و محلي ، صدا وسيما و شبکه هاي اجتماعي شاهد هستيم که به خوبي بيانگر ميزان تعامل و ارتباط بسيار عالي روابط عمومي آبفا با رسانه هاي جمعي است . در بعد درون سازماني نيز اقدامات بسيار خوبي براي تکريم کارکنان و همچنين ارباب رجوعان صورت گرفته و بازرسي هاي مستمر بازرسان طرح تکريم از مناطق مختلف آبفا انجام مي پذيرد. دميدن احساس شادي و نشاط سازماني در بدنه نيروي انساني را نيز دنبال کرده ايم و با برگزاري جشن هاي مختلف با حضور کارکنان و خانواده هاي آنان اين هدف را به خوبي محقق نموده ايم.

در آخر چه پيشنهادي در خصوص ارتقاء جايگاه روابط عموميها داريد؟
براي ارتقا هرچه بيشتر روابط عمومي ها نيازمند يک رويکرد مشترک هستيم آنچه که در سطح استان شاهد هستيم تعاملات روابط عمومي هاي سازمانها و ادارات دولتي و خصوصي با يکديگر نسبتا ضعيف است و همين عامل باعث شده فرايندهاي جديد ارتباطي و  شيوه هاي نوين اطلاعرساني به آگاهي پارهاي از روابط عمومي ها نرسد و همچنان آنان با رويکرد روابط عمومي سنتي فعاليت هاي خود را دنبال مي کنند . به کارگيري نيروهاي متخصص و مرتبط با کار در روابط عمومي ها نيز يک الزام است و دراين راستا براي کارآمدي هر چه بيشتر اين نيروها برگزاري دوره هاي تخصصي و آموزشي به طور مداوم بايد براي نيروهاي روابط عمومي در دستور کار قرار گيرد چون دايما فضاي ارتباطي در تحول و پيشرفت مي باشد و نيازمند دانش هاي جديد در روابط عمومي هستيم . بحث شبکه هاي اجتماعي و اشراف به نوع کارکرد و نحوه فعاليت آنها يک مثال بارز و به روز در اين زمينه است که نشانگر اهميت آموزش و اطلاع از موقعيت هاي جديد اطلاع رساني است.