راه‌اندازی سازمان الکترونیکی و حذف کاغذ از چرخه مکاتبات در تمامی واحدهای شهرداری

مدیر مرکز آمار و فناوری اطلاعات شهرداری کاشان، گفت: با راه‌اندازی اتوماسیون اداری تحت وب، اسناد و مکاتبات درون سازمانی از جمله نامه‎ها و تمامی مستندات نظیر فرم های مرخصی‌، مأموریت‌، درخواست کالا و...به صورت کاملا سیستمی و با گردش کار خودکار انجام می‌شود.

ابوالفضل رسولیان خاطرنشان کرد: فاز نخست پروژه شامل راه اندازی اتوماسیون و گردش مکاتبات از اواسط تیرماه آغاز و اجرایی شده و در فاز دوم حذف فیزیکی فرم‌های اداری در دستور کار است.

به گفته وی، طبق برنامه‌ریزی انجام شده، در صورت همکاری مدیران واحدها، تا پایان سال جاری به صورت کلی کاغذ از چرخه فعالیت‌های درون سازمانی شهرداری حذف می شود و با استفاده از قابلیت گردش خودکار سامانه، تسریع در فرایندهای انجام کار و صرفه جویی در هزینه ها را شاهد خواهیم بود.

مدیر مرکز آمار و فناوری اطلاعات شهرداری کاشان، یادآور شد: از مزایای این طرح آن است که در خارج از محیط شهرداری و در هر زمان این امکان وجود دارد که با دسترسی به اینترنت، اتصال به سامانه اتوماسیون اداری شهرداری و سایر بخش‌ها میسر می باشد.

رسولیان تأکید کرد: تمام شهروندان، پیمانکاران و سایر سازمانها نیز می توانند با مراجه به سامانه رهگیری اتوماسیون، از وضعیت مکاتبات خود، آخرین وضعیت و چرخه آن اطلاع پیدا کنند.

وی با تأکید بر صرفه‌جویی قابل توجه در صورت حذف کاغذ از فرآیندهای اداری عنوان کرد: پیش‌بینی می‌شود با انجام این مهم صرفه جویی قابل ملاحظه‌ای در هزینه‌های کاغذ صورت می‌گیرد.