روابط عمومی؛ دانایی و توانایی در مسیر ارتباط

شهریار تبریز: روابط عمومی با تلاشی مستمر در مسیر گفتمان، ارتباط و خردمندی، در راستای آشنایی بخشی به محیط از عملکرد درونی، دریافت بازخورد محیط از این آشنایی بخشی و توسعه ارتباط این بخش‌ها تلاش مستمر و شبانه روزی دارد. این در حالی‌ست که با وجود وسعت حضور روابط‌عمومی در حیطه کاری، شناخت عمیق و دقیقی نسبت به فعالیت روابط عمومی‌ در نهادها و سازمان‌ها وجود ندارد و چه بسا این تصور همچنان پابرجا باشد که بیان برخی مطالب و صحبت از اقدامات مجموعه با صداقت و راستی، می‌تواند منجر به بروز مشکلاتی در استمرار فعالیت‌های آنان شود؛ در نتیجه با دید نه‌چندان مثبت به عملکرد روابط عمومی‌ها چشم دوخته‌اند.

آموزش مداوم و فرهنگ‌سازی، ایجاد زمینه مشارکت گسترده مردم، تجهیز روانی مردم برای پذیرش پیامدهای توسعه، کمک به افزایش بهره وری سازمان، تقویت و گسترش تفاهم درون سازمانی، کارآمد کردن نظام کارشناسی و تمرکز بر توانمندی های جدید عرصه روابط عمومی و ارتباطات، از جمله گام‌های موثر  در روند روزآمد کردن فعالان و تصحیح نگرش به این عرصه است.

یکی از مسئولیت‌های مهم روابط عمومی‌ها در عصر کنونی و با توجه به کثرت و تعدد پیچیدگی ها و چالش‌ها، تعدیل وضعیت کنونی و اجتناب از دفاع صرف و جانبدارانه از سازمان است. روزگاری از روابط عمومی انتظار می‌رفت در مواقع بحرانی و زمان بروز مشکلات که در هر سازمانی می تواند روی دهد، اقدام به ارائه پاسخ به افکار عمومی و تکذیب اتهامات نموده و در مقامی بالاتر نسبت به توجیه نقص و قصور و سهل‌انگاری پیش آمده اقدام کند، اما شاهدیم اکنون با توسعه رسانه‌های گروهی، ورود به دنیای پیشرفته هوش مصنوعی، افزایش وسعت دید و نگرش رسانه‌ها و به تبع آن افکار عمومی، این واکنش‌های کلیشه‌ای هرگز جوابگو نیست و نمی‌تواند ناجی سازمان باشد.

این مطالبه مردمی و توسعه رسانه‌ها، زمینه ساز تغییر نگاه روابط عمومی‌ها و به تبع آن سازمان‌ها در مواجهه با مقوله اطلاع رسانی شده و هر چند کمی آهسته، اما به صورت مستمر شاهد بهبود فضای اطلاع‌رسانی و کاهش آسیب‌های پیشین در این رابطه هستیم.

در کنار دیگر فعالیتها و چالش های حاضر و نوپدید، فناوریهای نوین، که هوش مصنوعی یکی از مهمترین آنها به شمار می آید، نقش برجسته ای در موفقیت سازمان و یا کسب و کارها دارند.
توسعه فعالیتهای ارتباطی در کشور ما و سایر نقاط جهان، تاثیر گسترده ای در توسعه فناوری، افزایش بهره وری سازمانها و نهادها و بهبود کیفی ارائه خدمات لازم به شهروندان و در مجموع ایجاد زندگی بهتر دارد.

بی تردید نخستین نگاه جهت گسترش و بهره برداری از این فناوری در هر جامعه، شناخت کامل آن و همچنین ایجاد شرایط مناسب به منظور آموزش و دستیابی به توانایی های لازم بهرهمندی و توسعه فعالیت هاست.
از آنجا که فعالیت روابط عمومی ها در بستر شبکه های اجتماعی، نقش مهم و اساسی در نخستین تعامل با اقشار مختلف مخاطبان دارند و گستره ی فعالیت این بخش با قشر وسیعی از مردم که مخاطبان روزانه آنها هستند حجم بالایی از ارتباطات یک مجموعه را به وجود می آورد، می توان گفت که موثرترین بخشی که می تواند راه حلهای مطلوب را با سرعت در اختیار مدیران سازمان قرار دهد بخش ارتباطات و روابط عمومی است.  عنصر سرعت اصلی ترین علتی است که امروزه روابط عمومی الکترونیکی را به نوع سنتی آن تحمیل کرده است، جدیت این موضوع تا حدی است که عنوان می شود: آشنایی با روابط عمومی الکترونیک انتخاب نیست بلکه یک الزام است.

استفاده از ابزارهای دیجیتال و کاربری در شبکه های اجتماعی، همپای توجه به قشر سنتی مخاطبان، نیازی است که به منظور دستیابی به سرعت لازم در انتقال اطلاعات و دقت طلایی ضروری به نظر می رسد؛ از این رو  ضروری است فعالان روابط عمومی برای بهره مندی به هنگام و موثر از این فضا، سرعت و دقت لازم در راستای بهره گیری از تکنیکهای نوین را مد نظر داشته باشند. شناسایی کارکردهای اقسام نوین فناوری در روابط عمومی و رسانه های اجتماعی راهکاری امروزی برای اثرگذاری در سپهر فعالیتی سازمان است.

از روابط عمومی به عنوان هنرهشتم و دستاورد قرن بیستم یاد شده؛ این حوزه  هنر روبه رو شدن یک سازمان یا نهاد با مخاطبان از طریق توجه به موضوعات، مطالب، دغدغه ها و اخباری که برای دامنه مخاطبان مهم است را مد نظر دارد و از این رهگذار به کارایی هر چه بیشتر در حوزه فعالیتی بهره می رساند.

این حوزه از رهگذار ابزارهای متنوع، نقش مهم و کلیدی در برخورد با مخاطبان یک سازمان دارد و استفاده از فناوریهای نوین ارتباطی، شبکه های اجتماعی و امروزه، تمرکز بر هوش مصنوعی دستاوردهای سالها فعالیت در صف نخست گفتکان با مخاطبان را شکل داده و قوام بخشیده است.

تاکید بر فناوری های ارتباطی، ابزاری برای رفع نیازهای مخاطبان و ارائه خدمات با کیفیت برتر است. لذا این حوزه به عنوان ابزار مدیریتی روابط عمومی، می تواند مفید واقع شود؛ از این رو روابط عمومی الکترونیک می تواند روش خوبی را در اختیار مدیران سازمان، شرکتها و موسسات قرار دهد تا با طیف های متنوع مخاطبان خود، ارتباطی دو سویه و گسترده برقرار نموده و به سرعت از نظرات آنها مطلع شوند و به عنوان ابزاری که قادر است اطلاعات کافی و لازم را در اختیار مخاطبان، کاربران و استفاده کنندگان قرار دهد، به شمار می آید.

با توجه به ویژگیهای عصر جدید و ضرورت سرعت بالای نقل و انتقال اطلاعات و با توجه به پویایی و تغییر و تحول سریع روندهای مختلف سیاسی، اجتماعی، فرهنگی و اقتصادی و شکل گیری پدیده جهانی شدن و کمرنگ شدن عنصر مکان و جغرافیا، توسعه روابط عمومی الکترونیک یک ضرورت می باشد.

روابط عمومی نوین و الکترونیک، با تاکید بر فناوری اطلاعات، ابزاری برای رفع نیازهای مخاطبان و ارائه خدمات با کیفیت برتر است. لذا فناوری اطلاعاتی به عنوان ابزار مدیریتی روابط عمومی می تواند مفید واقع شود، بنابراین در صورت تقویت مدیریت اطلاعات، امکان تغییر در نحوه ارائه خدمات از روشهای سنی به روشهای مدرن جدید مقدور خواهد بود و کانالهای ارتباطی جدید جایگزین شکلهای سنتی می شود. همچنین زیرساختارهای فناوری اطلاعات برای تغییر فرآیندهای ارتباطی و اطلاع رسانی و اجرای آنها با استفاده از سیستم های شبکه های دیجیتالی در خدمات رسانی سازمان مفید واقع می شود.

بروز فناوری های جدید ارتباطی و رسانه های جدید سبب ایجاد روندها و شاخص های جدیدتری در حوزه روابط عمومی شده اند. این فناوریهای جدید ارتباطی تبادل سریع و گسترده اطلاعات را امکان پذیر ساخته اند و چنین تبادلی سبب افزایش فرصت برای ایجاد معنای مشترک می شود. این اتفاق با توجه به گسترش سطح دسترسی مخاطبان و توسعه معنایی این حوزه صورت گرفته است.

توجه و اهتمام روابط عمومی کارآمد برای دستیابی به آخرین فناوریها و شیوه های اطلاعاتی و ارتباطی برای افزایش سطح کمی و کیفی فعالیتها، اقدامی در جهت تبیین عملکرد مجموعه است و برای آنکه این نهاد بتواند همگام با مخاطبان حرکت و نوآوری و فعالیت داشته باشد، ملزم به تجهیز شدن به آخرین یافته ها و روشهای نوین ارتباطی و نیز زبان روز مخاطبان است.

در نهایت، توسعه تکنولوژی و فناوریهای جدید به شکلی شگفت انگیز بر روابط عمومی و دامنه مخاطبان آن اثر گذاشته است. امروزه تحول در مفاهیم رایانه ای، پخش همزمان با رخداد، نگاره ها و تصویرسازی مدرن، تولد و گسترش هوش مصنوعی، پردازش سریع داده ها و فعالیتهایی از این دست، ابعاد تازه ای به فعالیتهای ارتباطات افزوده اند. دنیای روابط عمومی ارتباطات، شاهراهی کهنسال است که اینک مسیرهای نوینی برای تحول و توسعه یافته است؛ مسیرهایی نیازمند شناخت و تجربه.

_______________________________

فرینوش اکبرزاده
مدیر ارتباطات سازمان فرهنگی اجتماعی شهرداری تبریز / دانشجوی دکترای ارتباطات